På dagens arbejdsplads er samarbejde ikke længere en mulighed, men snarere et krav – især for brancher hvor projektstyring er en del af hverdagen, hvor projektoplysninger skal deles mellem kollegaer og teammedlemmer, entreprenører og underleverandører. Information- & data sikkerhed er et andet must-have, hvor næsten alle virksomheder har en eller anden form for sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre tyveri af virksomhedsdata. Selv om begge behov er rimelige, kan de ofte være i konflikt.

Deling af information med medlemmer af et projektteam er ikke det grundlæggende problem: medarbejderne finder altid måder at levere filer til eksterne parter. Udfordringen er at opretholde kontrol over det delte indhold. Det er klart, at de fleste it-afdelinger er bekymrede for medarbejdere, der bruger uautoriserede og personlige cloud-tjenester til fildeling.

Motiveringen til at gøre dette er forståeligt fra medarbejdernes synspunkt – trods alt er de problemløsere ved erhverv. Et andet medlem af holdet har brug for information? Få det til hende eller ham så hurtigt og effektivt som muligt. I de fleste tilfælde ved medarbejderne ikke engang, at de bryder regler eller handler risikabelt.

Risikoen kan indebære et tab af kontrol over dine dokumenter – f.eks. ikke at vide placeringen af den nyeste version af en CAD tegning og spilde tid på at søge efter det, eller endnu værre ved at bruge den gamle version i et projekt.

Andre risici er brud på informationssikkerhed, tab af data og manglende overholdelse, og især også nu med den nye persondataforordning, som trådte i kraft den 25. maj, hvor reglerne er blevet strammet indenfor dette område. En fælles risiko er en projektleder, der har gemt alle aftalerne på en personlig Dropbox-konto. Når den medarbejder forlader virksomheden, kan aftalerne være tabt for evigt.

Problemet er udbredt, og mange virksomheder har oplevet nogle af de negative konsekvenser. En fjerdedel af de deltagende i undersøgelsen af M-Files Corp. sagde, at deres firma har oplevet nogle af disse udfordringer i forbindelse med brug af fildeling og synkroniseringsværktøjer.

Undersøgelsen viste endvidere, at 63 procent af de adspurgte bruger Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive eller et andet program. Derudover bruger 37 procent deres personlige fildelings- eller synkroniseringsløsning til at dele forretningsdokumenter “hele tiden”, og heraf har 46 procent sagt, at de har gjort det med dokumenter, som ville blive betragtet som følsomme eller indeholdende fortrolige oplysninger.

En rapport fra 2014, “Respond to Employees ‘brug af forbrugerfildeling med” Easy Content Management “af Gartner, et forsknings / rådgivende firma, understøtter disse data og bemærker,” Medarbejdere fortsætter med at bruge forbrugernes online fildeling værktøjer til følsomme dokumenter, selv når deres firma har forbudt brugen af sådanne værktøjer. ”

Sådan genvinder du kontrol

Nøgleaktiviteter for at genvinde kontrollen med virksomhedsdata, sikre information og holde medarbejderne produktive etablerer retningslinjer, leverer værktøjer og kommunikerer politikker. Til at begynde med skal virksomheder og dets it-afdelinger genkende, at personlige enheder og behovet for at dele filer ikke går væk, og de bør forstå, at den eneste måde at overvåge, hvilke fildelingsprogrammer der bruges til at dele virksomhedsoplysninger, er ved at have specifikke og håndhævelige politikker på plads.

Et godt sted at starte, er at tale med medarbejderne om, hvad de skal gøre – hvem de har brug for at dele information med og hvordan. Derefter er det vigtigt at diskutere, hvad de har brug for – eller ønsker at gøre og at de føler, at de ikke kan gøre med de nuværende værktøjer, der allerede er leveret af deres firma. Denne form for samtale er nyttig i en bred vifte af måder at indsamle oplysninger om medarbejderadfærd til at uddanne medarbejdere om risiciene forbundet med uanvendte fildelingsapps og –tjeneste.

En del af løsningen er en formel politik for fildeling, som skal defineres ud fra medarbejderdiskussioner og firmaets mål for både informationssikkerhed og samarbejde med partnere uden for virksomheden. Politikken skal ikke kun klart meddeles medarbejderne, men bør også deles med partnere, som de vil samarbejde om, da dette hjælper med at støtte og tilskynde til den nye, godkendte praksis.

En del af løsningen er en formel politik for fildeling, som skal defineres ud fra medarbejderdiskussioner og firmaets mål for både informationssikkerhed og samarbejde med partnere uden for virksomheden. Politikken skal ikke kun klart meddeles medarbejderne, men bør også deles med partnere, som de vil samarbejde om, da dette hjælper med at støtte og tilskynde til den nye, godkendte praksis. Photo © BigStockPhoto

Et andet stykke af løsningen er et softwareværktøj, som et CMS-program (Content Management System) med indbyggede mobilapps til de mest populære enheder.

Disse løsninger giver den kontrol og sikkerhed, virksomheden har brug for, såvel som enkelhed, fleksibilitet og mobilitet som medarbejdere efterspørger. De bedste CMS-løsninger tilbyder en bred vifte af sikkerhedsmuligheder, herunder evner til dataforsvar, beskyttelse mod tab, granulære adgangsvalg, sporing og logning.

Desuden leverer førende løsninger andre funktionaliteter, som virksomheder kan få gavn af det, såsom indholdsklassificering, lagring og hentningsmuligheder baseret på metadata, der reducerer tiden for at søge efter dokumenter væsentligt. Robust version kontrol sikre, at den seneste kopi af hvert informationsaktiv altid er, hvad der er synligt og tilgængeligt. Andre potentielt værdifulde funktioner omfatter nem automatisering af projektarbejdsprocesser og evnen til at integrere med andre virksomhedssystemer såsom ERP systemer og CRM systemer mfl.

Læs om det effektive dokumenthåndteringssystem M-files og lær mere.

Fortæl os om jeres udfordringer her eller ring på 7020 0760 – så har vi også en løsning til jer