Kontrakter er vigtige og kan være kritiske dokumenttyper i virksomheder. Ofte starter eks. samarbejde mellem virksomheder med en kontrakt i en eller anden form.

Mange virksomheder har i dag en stor mængde kontrakter liggende i flere traditionelle arkivsystemer eller ringbind. Det kan i sin naturlighed give udfordringer i det daglige arbejde for medarbejdere. For hvor er kontrakten arkiveret? hvordan er den navngivet? Og er det rette version vi har fundet? Eller er kontrakten allerede gået i forlængelse?

Traditionelle værktøjer til kontraktstyring fejler i dag, da de ikke imødekommer nutidens krav. M-Files har udviklet en ”Out-Of-The-Box” kontraktstyringssystem, som indeholder alle processer i forbindelse med kontrakter i virksomheder.

 

M-Files Kontraktstyringssystem (eksempel på processer)

En af de vigtigste funktioner ved kontraktstyringssystemet er, at som standard indeholder den skabeloner til processerne (som vist ovenfor). Herudover har du også mulighed for at lave egne processer i forbindelse med udarbejdelse/modtagelse af kontrakter eller godkendelsesprocesser i forbindelse med kontrakter.

M-Files har lavet en undersøgelse hos virksomheder om brug af kontrakter og systemer, og her er kommer uddrag af undersøgelsen:

  • 32% Medarbejdere arkiverer kontrakter i kontraktstyringssystem
  • 19% I email-program
  • 23% Elektronisk på personlig pc / desktop
  • 67% Elektronisk i delt folder eller på server
  • 48% Papirformat i arkivskab
  • 42% Papirformat i brandsikkert arkivskab
  •   3% Andet sted
  •   2% Ved ikke hvor

Du kan se undersøgelsen her

M-Files kontraktstyringssystem gør arbejdsgange effektive, da alle dokumenter (excel, word, pdf) og information (mails, Outlook, Gmail, Notes) vedrørerende en kontrakt, tilknyttes kontrakten automatisk.

I M-Files kontraktstyringssystem er der styr på livscyklus på kontrakter lige fra vugge til grav og som tager hånd om fornyelse, opsigelse og regler og retningslinjer.

Intet er overladt til tilfældigheder i M-Files kontraktstyringssystem, hvor I altid arbejder med den seneste version via den automatiske versionsstyring. Registreringer udført af brugere logges automatisk med oplysninger om brugerens id, tidspunkt, anvendelse m.fl.

Kontrol af rettigheder kan være automatiske via automatisk rettighedsstyring i M-Files kontraktstyringssystem samt e-mail notifikationer ved opgaver eller simple og avancerede godkendelsesflows. I er altid underrettet omkring opfølgninger eller muligheder i forbindelse med kontrakter og forpligtelser hertil.

Alle disse muligheder i M-Files kontraktstyringssystem er standard og markedets mest visionære og intelligente løsning.

Følg linket og læs mere om M-Files Kontraktstyringssystem – kontraktstyring

 

Kontakt os for rådgivning og information om, hvordan DIN virksomhed kan spare tid på dokumenthåndtering. Udfyld kontaktformular her eller ring på 7020 0760