“Det skal være nemt at bruge”. Det var de første ord, som HR- & Lønchef Lene Husted sagde hos Danske Diakonhjem, da vi havde vores første indledende møde og efterfølgende demonstration af EDH Technology’s elektroniske dokumenthåndteringssystem.

Danske Diakonhjem var kommet frem til, at deres traditionelle arkiveringsprocesser ikke var holdbare længere, for slet ikke at tale om sikkerhed og overholdelse af regler heraf.

Traditionel arkivering af information og dokumenter foregik på virksomhedens fællesdrev, hvor overskueligheden var blevet uoverskuelig og fortrolige informationer og dokumenter blev arkiveret i pengeskabe.

Danske Diakonhjem har hovedkontor i Vejle, og her administrer og driver de omkring 60 plejehjem, friplejehjem og hospicer, og her foregik der meget fremsendelser af dokumenter mellem hjemmene og hovedkontoret pr. post. Dette var også en arbejdsgang som skulle digitaliseres i form af elektroniske workflow mellem hjemmene og hovedkontoret.

Efter indledende møde og demonstration blev EDH Technology’s elektroniske dokumenthåndteringssystem valgt, og herfra startede processen med at få fremadrettet information- og datastruktur på plads.

Danske Diakonhjem samlede flere personer med forskellige ansvar- & arbejdsområder fra hovedkontor og hjemmene, således at krav og behov blev imødeset bedst muligt.

Hovedkontoret i Vejle testede det elektronisk dokumenthåndteringssystem i en periode, og efter test-perioden var udmeldingen stadig: ”det er jo nemt og brugervenligt”.

Herefter blev alle plejehjemmene introduceret for det elektroniske dokumenthåndteringssystem. Danske Diakonhjem har selv internt forestået brugertræning og kursusmateriale til plejehjemmene. Så brugerne har virkelig taget ejerskab på systemet.

Efter at Danske Diakonhjem har fået elektronisk dokumenthåndtering implementeret som en del af deres daglige processer, er nye behov og ønsker opstået, bl.a. workflows og opgavetildelinger til medarbejdere og afdelinger samt hovedkontoret og stadig med styring af rettigheder på brugere og afdelinger. Elektronisk signatur til interne medarbejdere og eksterne personer og bestyrelser er også en del af løsningen i dag.

Lene Husted fra Danske Diakonhjem siger ved et statusmøde:
”Vi står tilbage med en løsning, hvor ønsker og krav er indfriet og stadig en løsning, som er nem at bruge for alle”.

Kort info om EDH Technology’s elektroniske dokumenthåndteringløsning hos Danske Diakonhjem:

  • 100% cloud-løsning driftet af EDH Technology
  • Integration til Microsoft Office
  • Adgang via desktop, web og mobil
  • Elektronisk signatur

Se mere om vores løsning til dokumenthåndtering her

Har din virksomhed brug for et elektronisk kontraktstyringssystem
– Læs mere om M-files kontraktstyring her.

Om Danske Diakonhjem
Danske Diakonhjem er en selvejende, non-profit organisation med over 50 års solid erfaring med at opføre og drive plejehjem, hospicer og botilbud. Varetager administrationsopgaver for uafhængige institutioner over hele landet. I dag driver Danske Diakonhjem 39 egne plejehjem – herunder 2 hjem, der er ved at blive bygget. 9 drives som friplejehjem, mens 23 drives efter driftsoverenskomst med den lokale kommune. I Danske Diakonhjem er der i alt ca. 2.500 ansatte.

 

Kontakt os for rådgivning og information om, hvordan DIN virksomhed kan spare tid på dokumenthåndtering. Udfyld kontaktformular her eller ring på 7020 0760